MVZ Dortmund

Für das Medizinische Versorgungszentrum Dortmund (MVZ) haben wir das bestehende E-Mail-System durch die Groupware Zarafa ersetzt. Zudem wurde Mailspect als E-Mail-Archiv und E-Mail Security und Red Hat als Plattform für den Kunden eingerichtet.

Das Unternehmen:

Das Medizinische Versorgungszentrum Dortmund Dr. Eberhard & Partner ist ein Dienstleister für niedergelassene Ärzte mit über 300 Mitarbeitern. In modernen Labors wird an labormedizinischen Analysen für Ärzte, Krankenhäuser, klinische Studien und Betriebe sowie an Spezialdiagnostik gearbeitet.

Die Ausgangssituation:

 

Bisher wurde im MVZ Dortmund für rund 170 Benutzer ein klassisches E-Mail-System eingesetzt. Postfix diente als MTA (Mail Transfer Agent) für den Transport von E-Mails, und PST-Dateien wurden im lokalen Outlook der Benutzer gespeichert. Spamfilter, die inzwischen gesetzlich vorgeschriebene E-Mail-Archivierung sowie eine Groupware für die Kollaboration waren nicht vorhanden. Dieses eher veraltete System hatte einige Nachteile für die Mitarbeiter: Auf E-Mails konnten sie nur an ihrem Arbeitsplatz zugreifen. Die Postfächer waren nicht gegen Spam-Mails geschützt, was die Mitarbeiter täglich wertvolle Zeit kostete. Die Nachteile reichten jedoch weiter. So war der Administrationsaufwand des nicht zentralisierten Systems sehr hoch.

Die Lösungsfindung:

Um diese Situation zu verbessern, wollte das MVZ nun sein E-Mail-System modernisieren. Die Einführung einer Groupware sollte den Mitarbeitern mehr Flexibilität bei der Verwaltung ihrer E-Mails, Aufgaben und Termine bieten und Spamfilter sollten die Postfächer sauber halten. Der Pflicht zur Archivierung von E-Mails wollte man im Zuge der Zentralisierung, die außerdem den Administrationsaufwand deutlich verringern sollte, ebenfalls nachkommen.

Für die Umsetzung dieser komplexen Vorhaben war ein IT-Dienstleister gefordert, der über spezielle Kenntnisse in den Bereichen E-Mail-Kommunikation sowie auch Open Source verfügt, da das Unternehmen verstärkt auf eine heterogene IT-Infrastruktur setzt. Bereits im Jahr 2006 traf Thomas Kröger, Administrator des MVZ, während einer Messe auf die bitbone AG. Das Würzburger Systemhaus ist auf Informationsmanagement und Standardtechnologien im Open-Source-Bereich spezialisiert. Mit dem Ersatz des Tobit-Faxservers durch bitkit|FAX, eine Eigenentwicklung der bitbone AG, begann 2008 erfolgreich die gemeinsame Arbeit.

Die bitbone AG erarbeitete im August 2009 anhand der Anforderungen des MVZ ein Konzept für die Einführung des neuen E-Mail-Systems. „Das neue E-Mail-System sollte stabil laufen. Der Administrationsaufwand und auch die Kosten sollten überschaubar bleiben. Weiterhin wollten wir nicht auf Outlook verzichten und in Zukunft auch über mobile Endgeräte E-Mails und Termine verwalten können. Als MTA sollte Postfix bestehen bleiben“, sagt Thomas Kröger.

Das Ergebnis des Konzepts ist eine Verbindung aus dem Groupware-Server Zarafa, der E-Mail-Security-Lösung Mailspect Defense, dem E-Mail-Archiv Mailspect Archive und Postfix als MTA. Als Plattform wird Red Hat Enterprise Linux eingesetzt. „Für Zarafa sprachen neben dem großen Funktionsumfang die geringen Hardware-Anforderungen, der clientlose Ansatz und die günstigen Lizenzkosten. Dass Postfix auf Red Hat läuft, war neben der Stabilität ein wichtiges Kriterium für die Wahl der Plattform. Die Mailspect-Module haben durch ihr gutes Preis-Leistungs-Verhältnis überzeugt“, begründet Thomas Kröger die Beauftragung der vorgeschlagenen Lösungen.

Die Projektumsetzung:

Nachdem die bitbone AG die Subskriptionen für Red Hat Enterprise Linux geliefert hatte, setzte Thomas Kröger die Plattform selbst auf: „Linux-Kenntnisse sind bei uns vorhanden und auch die vorgesehene Maschine mit Intel-Xeon-Prozessor hatten wir bereits im Haus. Die Installation ging schnell und war einfach. Alle weiteren Arbeiten hat dann Herr Rüb von der bitbone AG erledigt.“ Innerhalb eines Arbeitstages wurden Zarafa, die beiden Mailspect-Module Archive und Defense sowie Postfix installiert und konfiguriert. Einen weiteren Arbeitstag nahmen Qualitätssicherung und Dokumentation in Anspruch.

Das Fazit:

Von der Leistung des neuen E-Mail-Systems ist man im MVZ Dortmund überzeugt. „Das System ist flexibel, läuft sehr stabil und hat sich gut in die vorhandene IT-Infrastruktur integriert“, stellt Thomas Kröger fest. Auch die einzelnen Lösungen werden gut beurteilt: „Bei Zarafa macht sich besonders das performante Webfrontend bemerkbar, das den Mitarbeitern beim Wechsel von Arbeitsplätzen oder beim Arbeiten außer Haus sehr viel Flexibilität schenkt. Das gilt auch für die voll funktionsfähige Synchronisation mit Mobilgeräten, besonders mit dem iPhone. Hier haben wir mit dem Faxempfang mit bitkit|FAX und der Auslieferung als PDF im Mail-Server neue Möglichkeiten entdeckt, über die Mobile Devices jederzeit empfangene Faxe lesen zu können. Für die Administration ist der Aufwand auch durch die hervorragend funktionierende Outlook-Anbindung sehr gering“, fasst Thomas Kröger zusammen.

„Red Hat läuft ebenfalls stabil und erfüllt unsere Anforderungen perfekt. Ein- und ausgehende E-Mails werden nun durch Mailspect Archive archiviert und Mailspect Defense filtert aus unseren täglich ca. 15.000 eingehenden E-Mails zuverlässig 13.500 Spam-Mails heraus und gibt sie in die Quarantäne“, führt Thomas Kröger weiter aus.

Auf positive Resonanz stößt außerdem die Zusammenarbeit mit der bitbone AG. Thomas Kröger lobt: „An der bitbone AG schätze ich die Kompetenz und die Freundlichkeit. Man hat immer motivierte Mitarbeiter am Telefon, die Probleme hartnäckig angehen, bis sie gelöst sind. Wir sind davon überzeugt, den richtigen Kooperationspartner gefunden zu haben.“

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