baukosteningenieure GbR

Aufbau einer IT-Infrastruktur mit Open-Source-basierten Produkten

Die Aufgabe bei der baukosteningenieure GbR bestand im Aufbau einer IT-Infrastruktur mit Open-Source-basierten Produkten (VoiSmart, SugarCRM, Sophos, bitkit|ZARAFA, bitkit|FAX).

Das Unternehmen:

Die baukosteningenieure GbR ist ein überregional tätiges Ingenieurbüro rund um Baukosten. Im Portfolio sind unter anderem Kalkulationen, Ausschreibungen und Massenermittlungen, zum Beispiel für Rohbau, Ausbau, technische Gebäudeausstattung, Dach und Fassaden. Kunden des Büros sind in der Regel Bauunternehmen und Generalunternehmen, Projektentwickler, Architekten sowie Bauherren. Ein aktuelles Tätigkeitsfeld ist die Kostenoptimierung bei energetischen Sanierungen für öffentliche und private Bauvorhaben.

Die Ausgangssituation und Problemstellung:

Nach der Neugründung im Januar 2009 durch fünf Gesellschafter galt es für die baukosteningenieure GbR zunächst, eine belastbare IT-Infrastruktur zu schaffen, die für bis zu 25 Mitarbeiter ausgelegt ist. „IT ist die Basis für unsere Arbeit“, so Jürgen Hümmer, Gesellschafter und Systemadministrator. „Ohne sie geht es einfach nicht! Im heutigen Bauwesen gibt es viele Aufgaben, die sich am einfachsten per Computer lösen lassen. Am wichtigsten ist die Kommunikation und der Informationsaustausch. Das läuft bei uns fast alles papierlos.“

Die Lösungsfindung und Wahl des Dienstleisters:

Das Ziel für die junge Gesellschaft war es nun, für die neue IT-Infrastruktur ein funktionierendes, ganzheitliches System zu schaffen. Dabei wurde viel Wert auf optimale Schnittstellen bei den Zulieferern von Hard- und Software gelegt.

Zur Umsetzung des Ziels standen drei verschiedene Dienstleister zur Wahl. Darunter auch die bitbone AG, mit der Jürgen Hümmer bereits in einem früheren Projekt zusammengearbeitet hatte. „Die Lösungsvorschläge, die optimal auf unsere Bedürfnisse zugeschnitten waren, haben den Ausschlag für die Wahl der bitbone AG als Dienstleister gegeben. Dass der Preis gepasst hat, war selbstverständlich“, begründet Jürgen Hümmer die Entscheidung. „Auch sahen wir unser Ziel der Ganzheitlichkeit mit der bitbone AG durch deren spezielle Kenntnisse im Bereich der Kommunikation, Information und Sicherheit am besten umgesetzt. Wir kennen die bitbone AG als deutschlandweit bekanntes spezialisiertes Unternehmen, das auch auf großen Messen und Kongressen vertreten ist, das zeugt von Kompetenz. Hinzu kommt, dass alle benötigten Produkte aus einer Hand geliefert werden konnten. Mehrere Zulieferer wären nicht günstiger gewesen, hätten aber zusätzlich noch Reibungsverluste durch unterschiedliche technische Voraussetzungen und unterschiedliche Liefertermine verursacht.“

Die Produktauswahl und Projektumsetzung:

Die Wahl der im Projekt eingesetzten Produkte fiel ausschließlich auf Open-Source-basierte Lösungen. „Es sind freie Lösungen, deren Bausteine individuell an unsere Bedürfnisse angepasst werden können, und kein starres Gerüst. Bei der bitbone AG arbeitet man mit Partnern aus dem Open-Source-Umfeld zusammen, die die Möglichkeiten kennen und wissen, was wir brauchen. Außerdem habe ich die Erfahrung gemacht, dass Produkte auf Open-Source-Basis stabiler laufen und auch in puncto Geschwindigkeit den proprietären Systemen einiges voraushaben. Fast jede Lösung bietet eine benutzerfreundliche Weboberfläche, und durch schlanke Workstations sparen wir Geld für Material und Betrieb der Hardware“, erläutert Jürgen Hümmer.

Um die für die baukosteningenieure GbR wichtige ganzheitliche Implementierung zu verwirklichen, wurden von der bitbone AG folgende Produkte vorgeschlagen: Die Telefonie sollte mittels Voice over IP mit einer VoiSmart Office Plus VoIP-Anlage und Snom 320-Telefonen ermöglicht werden. Hier war speziell die Möglichkeit der Fernwartung und der personalisierten Anmeldung an jedem beliebigen Telefon des Unternehmens interessant. Die Verbindung zu SugarCRM, die die Telefonie über das CRM-System per Mausklick sowie die Anzeige des Datensatzes eines Anrufers ermöglicht, war ein weiterer Pluspunkt, sowohl für die VoiSmart Appliance als auch für das SugarCRM-System.

„Die gemeinsamen Schnittstellen zur Mail- und Faxlösung machen das CRM-System noch effizienter, da die Datensätze von jedem Mitarbeiter gepflegt werden können. So sind sie immer aktuell“, begründet Jürgen Hümmer den weiteren Vorteil. Für die Sicherheit im E-Mail-Verkehr und im World Wide Web sorgt das Security Gateway ASG120 von Astaro. Die Appliance beinhaltet neben der Firewall einen Mailfilter und einen Webfilter. Ebenfalls auf einer Appliance wurden das SugarCRM-System und der Faxserver bitkit|FAX aufgesetzt.

Die bitkit-Produkte sind Eigenentwicklungen der bitbone AG, die neben einer hohen Funktionalität eine einfache Integration bieten. Ein grafisches Webfrontend erleichtert die Administration, und es werden hauseigene Supportverträge angeboten. Auch der beliebte Groupware-Server von Zarafa, die Open-Source-Alternative zu MS Exchange, ist auf der Appliance untergebracht.

„Wir haben uns hier für die bitkit-Version entschieden, weil wir so den außergewöhnlich guten Support der bitbone AG nutzen können. Man merkt schnell, dass dort Fachleute am Werk sind, die mit unseren Bedürfnissen vertraut sind und unsere Probleme erkennen und lösen“, sagt Jürgen Hümmer. „Entsprechend wurde das Projekt umgesetzt: schnell, sauber, problemlos!“, ergänzt der IT-Verantwortliche. „Die zuvor gemeinsam vereinbarten Ziele wurden zuverlässig eingehalten.“ Der Aufbau der IT-Infrastruktur dauerte insgesamt zwei Monate und involvierte drei Mitarbeiter der bitbone AG.

Die Vorteile und der Ausblick:

Nach Projektabschluss ist die baukosteningenieure GbR mit den eingesetzten Produkten sehr zufrieden: „Alles läuft sehr stabil. Darüber hinaus sind alle Systeme äußerst wartungsfreundlich und belastbar“, findet Jürgen Hümmer. Auch mit der bitbone AG als Dienstleister ist man zufrieden. „Die Mitarbeiter sind kompetent, freundlich und teamfähig. Man merkt, dass es ein gutes Team ist, das überträgt sich auf die gesamte Projektumsetzung. Jeder Mitarbeiter steht für das Unternehmen und man hat das Gefühl, dass gute Solisten zusammenspielen“, lobt Jürgen Hümmer.

Die gemeinsame Arbeit der bitbone AG und der baukosteningenieure GbR ist mit dem Projekt nicht beendet. Jürgen Hümmer schaut voraus: „Wir wollen noch die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems zusammen angehen. Und auch die tiefere Verzahnung der CRM- und Kommunikationssysteme mit Z-Merge könnte ein Thema werden.“